Faut il supprimer les réunions ?

 

Christian CHARLAT le 22/07/2017

Faut-il supprimer les réunions ?

Qui n’est jamais sorti d’une réunion, voire d’une série de réunions dans la même journée, sans frustrations ni interrogations ?

Tout semble changer dans notre société digitale où tout va plus vite ?

Tout ? Non !

Les réunions ont la vie dure et semblent être devenues « un moment hors du temps » ; certes on présente des supports de plus en plus sophistiqués mais, trop souvent, on en sort avec le sentiment d’avoir consacré trop de temps à ce qui aurait pu être plus court. Parfois, on se demande ce qu’on est venu y faire.

En effet, quoi qu’il arrive, « une heure au moins », est la règle non dite incontournable.

Les réunions sont-elles passées du statut d’outil managérial à celui de rite social ?

Allons, donnons une dernière chance à nos réunions avant de les considérer comme inutiles !

Nous pouvons prendre quelques initiatives de bon sens, parfois négligées, mais toujours salutaires :

1° Avant d’organiser toute réunion : se poser la question est-ce le meilleur format pour ce que nous voulons faire ? Informer, n’est pas en toute circonstance, un motif de réunion il y a mille autres façons de le faire de manière efficace. Analyser, décider, orienter, réfléchir, agir, semblent des motifs de réunions plus convaincants.

2° S’interroger sur le temps nécessaire & l’audience : qui doit être absolument présent et pourquoi ?

Combien de temps souhaitons nous investir ? Et…s’y tenir !

3° l’ordre du jour préalable doit mentionner le ou les objectifs de la réunion : Le premier intervenant doit explicitement le rappeler. Nous sommes là pour….
Il n’est pas non plus interdit de se demander si le nombre de points à traiter est raisonnable ou pas.

4° un régulateur doit être désigné en début de séance : sa mission, s’assurer que la parole est équitablement répartie, gérer la durée des interventions (courtes et concises), surtout veiller à ce que chaque argument soit écouté et pris en compte. Les bonnes informations, ou bonnes idées sont souvent inaudibles. L’écoute, concept théorique bien connu, semble absent de certaines pratiques.

5° s’assurer à la fin de chaque séquence de la bonne compréhension du sujet : l’organisateur de la réunion ou le régulateur doivent s’assurer en permanence que les sujets qui défilent sont bien compris. Et que tous les participants sont bien alignés.

6° l’engagement à l’action : une fois le ou les sujets à l’ordre du jour compris et les décisions actées ; l’engagement à l’action est une phase essentielle. Les tâches et rôles sont répartis. Mais afin de s’assurer que tout va bien se passer quelques points méritent d’être soulignés :
• S’assurer que le propriétaire de la tâche ou l’action est d’accord et l’accepte.
• Formaliser la date de livraison.

7° Un suivi simple : le compte rendu doit tenir en une page au plus. Décision, responsable, date de livraison. Etat d’avancement qui sera commenté en séance prochaine.

Voilà, très rapidement quelques points complémentaires qui peuvent faire la différence.

Chacun prendra dans ce jeu des 7 familles celle qui l’intéresse le plus. Un petit pas concret aura plus d’effet que vouloir tout changer en même temps. Testez, adaptez.

Allez, laissons un sursis aux réunions.

 

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